Bosser zen avec l’email, en quelque sorte

J’ai officiellement repris le boulot depuis lundi. Mais il ne s’agit pas seulement de recommencer à travailler. Il s’agit de le faire autrement. 

En clair, j’ai pris la décision de remettre le travail à sa place dans ma vie (une place importante, mais plus toute la place), et de remettre l’ordinateur à la sienne (avec les autres outils, dans la boîte à outils).

Il ne s’agit pas de tout révolutionner. C’est rarement une bonne idée de tout changer d’un coup, et de tout casser. Et puis, j’ai pas la force de tout changer. C’est donc une chose à la fois que je vais changer, et je verrai bien ce que ça donne.

Rassurez-vous, je ne vous annonce pas une série d’articles sur “comment travailler zen” — je n’ai aucun projet d’en écrire une, ou alors je ne suis pas encore au courant 😉 — mais voici quand même un conseil tout bête, le premier changement que j’ai mis en oeuvre depuis lundi, et dont je goûte déjà les effets :

Qu’est-ce qui change par rapport à avant ?

La boîte de réception est vide. Et elle le sera à la fin de chaque journée. Je n’ai pas de screenshots pour comparer, mais pour mon dernier jour de boulot avant l’arrêt, il y avait des centaines, probablement plus de 1000 emails qui s’entassaient dans la boîte de réception. C’était épuisant rien qu’à regarder. 

Pour m’aider à la garder vide :

  • J’ai défini quelques filtres qui, en plus de l’excellent filtre antispam de Gmail, me déchargent d’une partie du boulot en triant automatiquement les courriers pour ne laisser dans la inbox que ceux que je dois vraiment lire en priorité. Ce qui m’amène au second point :
  • Je m’impose une seule règle, simple : un courrier lu doit être rangé. Il sera archivé, forwardé ou supprimé, selon le cas (l’influence GTD n’est pas très discrète j’imagine ?). Car, comme pourrait dire le proverbe: “loin des yeux, loin du stress”.

C’est moi le boss ! Bon OK, je ne suis pas le boss de la boîte, mais je suis quand même le boss de ma boîte à lettres, et aucun email n’est urgent au point de devoir être lu et répondu dans la minute, ni même dans l’heure. Les personnes susceptibles d’avoir des choses urgentes à me communiquer connaissent mon numéro de téléphone. Je vérifie donc mes emails 4 fois par jour (2 fois le matin et 2 fois l’après-midi). 

C’est un webmail. Rien à installer ou à configurer. D’accord, Mail de Apple est plus beau et doté de plus de fonctions, mais ce n’est pas non plus comme si je voulais passer ma vie dans les emails. Et puis, j’y ai accès depuis n’importe quel appareil connecté au Web qu’il soit sous Mac, Windows ou Linux (ou sur l’iPhone, mais j’évite: voir le point précédent).

Limiter le nombre de comptes mail. J’ai profité des changements au boulot pour supprimer tous mes comptes, sauf un (j’en avais neuf). J’ai malgré tout maintenu une coupure entre mon email personnel et professionnel : ça me permet d’envoyer et recevoir des emails le soir ou le WE, sans risquer de céder à la tentation de lire (et de répondre) aux messages professionnels.

La seule inconnue, pour moi, c’est de savoir si continuerai à utiliser Google ou pas. Leur désir d’être partout, et de tout tenir en main commence sérieusement à me les briser menu menu. Malheureusement, je ne connais rien d’aussi bon que Gmail (des idées ? même payant)

L’effet est immédiat et énorme : au lieu de craindre ma boîte mail, je redécouvre une assistante dévouée à mon service, et non plus l’inverse (moi, à son service). Et, comme je le disais pour commencer, je peux déjà apprécier la différence, en moins d’une semaine :

  • Le premier avantage, c’est que je lis les emails quand je suis d’humeur à le faire, et quand je suis disponible. On n’a certainement pas la même vision des choses quand on ouvre la porte pour accueillir un ami ou quand la même porte est défoncée à coup de masse par un commando de flics qui ont quelques questions à nous poser…
  • Le second avantage, vu que je les lis quand ça me convient, c’est que je suis plus à même d’y répondre efficacement et sans m’énerver (j’en entends déjà un qui soupire de soulagement 😉 ), en prenant le temps qu’il faut pour et non plus à la hâte, entre deux articles ou deux pages d’un manuscrit. 
  • Le dernier avantage (à ce jour) c’est le gain de productivité. Même si j’ai horreur de ce mot, je suis bien obligé de constater que c’est vraiment ça. Je me retrouve avec des plages de deux heures sans aucune interruption (à part le téléphone et Twitter, mais ça aussi je vais y remédier) et surtout sans rien pour me distraire de mon travail. Depuis lundi, j’ai presque multiplié par 1,5 le nombre moyen de pages écrites par jour, en travaillant moins d’heures qu’avant.

C’est bluffant. 

18 comments » Write a comment

  1. Excellent billet. 🙂

    Au boulot je suis obligé de laisser Outlook en mémoire, heureusement, je ne suis pas bombardé de mails. Pour le courrier perso ça attends le retour à la maison. 😉

    P.S. : c’est vrai que gmail est excellent, le coup du buzz m’a déçu, ce n’est pour autant que ja vais laisser tomber ce génialissime programme mais faudrait pas que ça se reproduise trop souvent. 🙁

  2. Et MobileMe en alternative à Gmail ? OK payant mais il a aussi son propre webmail…

    Pour ma part, j’ai tout changé de Gmail vers MobileMe depuis un an et je peux bénéficier du soft Mail sur mes Macs et du Webmail quand je suis pas chez moi !

  3. @Greg : Mobile Me, c’est vrai que… je n’y ai pas pensé (je l’utilise plus vraiment, mais mon compte est toujours actif). Je vais voir s’il me permet de faire la même chose que Gmail, mais j’ai un peu peur du filtre antispam… à creuser en tous cas, merci 🙂

    @Ombre: merci et bien d’accord avec toi: Buzz, ça calme un peu, mais bordel que Gmail est bien fichu 🙂

  4. Je suis repassé à Mobile Me pour le courriel perso, en parti à cause de ma parano grandissante à l’encontre de Google.

    Google gère toujours mes mails “pros”, mais sur une boîte Google Apps payante, qui agrège toutes mes adresses reliées au boulot.

    J’ai une méthode similaire à la tienne, après quelques mois passés à plus de 100 non-lus, c’était intenable. Je ne vide pas ma boîte de réception, parce que je fais un usage intensif de filtres et des libellés (comme des dossiers virtuels dans Mail.app) : mon inbox ne me sert à rien.

    Je ne lis que les courriels arrivant dans un certain dossier de telle heure à telle heure, ou dans cet autre dossier de telle heure à telle heure, selon que ce soit une heure de boulot ou pas. Je ne peux malheureusement pas décréter de ne relever mes courriels que quatre fois par jour pour un dossier (oui, le boulot, qui requiert mon attention presque 24/24), mais pour le reste des courriels, c’est à peu près le cas.

    Si j’ouvre un courriel, même chose, il doit être répondu / supprimé avant d’être refermé. Boum.

    Au final, à la fin de la journée, si j’ai encore du courrier à lire, c’est que je l’ai vraiment fait exprès…

  5. Hello David !

    Perso j’utilise Mail à la maison, et RounCube en webmail quand je suis au boulot. C’est un webmail très efficace (il est compris dans mon hébergement chez OVH, on a même le choix entre RounCube, Illohamail, Horde IMP, Squirrel, etc.).
    Sinon, pas de Gmail pour moi : je ne confierai jamais mon courrier à une régie publicitaire… Google scanne les mails pour afficher des pubs ciblées (disrètes, je le concède), ça me gêne terriblement sur le principe… C’est un point de vue qui n’engage que moi bien entendu. 🙂

    Pis j’aime pas l’ergonomie Google… J’utilise Analytics et AdWords au boulot, quel joyeux bordel leur interface !!! (Par contre force est de constater que les outils sont efficaces…)

  6. Pas con du tout l’idée des dossiers “horaires”, mais ça marcherait pas avec moi.

    Je vais jeter un oeil sur les clients webmail (si on peut dire) dont tu parles, Alex. Mais je suis pas hyper chaud à l’idée d’héberger mon propre mail (je suis aussi chez OVH, au fait).

  7. C’est à dire, héberger ses propres mails ? Je n’héberge rien du tout, c’est OVH qui s’en charge, moyennant la rétribution annuelle de mon hébergement. Et je préfère ça sur le principe que de payer ma boîte mail par un scannage de son contenu…

  8. C’est ce que je voulais dire: mes mails ont une durée de vie que je compte en décennies, mon hébergeur/hébergement… beaucoup moins: j’ai changé 3 fois en 5 ans. Je préfère séparer les deux, c’est plus facile à gérer 😉

  9. Quand je pense à “conservation longue durée”, je ne pense bien sûr pas à mon hébergeur, et encore moins à Google : ma boîte de réception me sert uniquement pour les affaires courantes… Tout le reste est archivé et classé bien au chaud sur mon Mac par mon client Mail (et bien sûr sauvegardé dans les règles de l’art Bosmaniennes ! 😛 ).

  10. Pingback: [Autoflagellation] Je ne réponds pas immédiatement aux courriers | davidbosman.fr

  11. Pingback: Twitter, sans s’emmerder | davidbosman.fr

  12. Pingback: L’ultime secret pour bosser efficacement | davidbosman.fr

  13. Pingback: L’e-mail peut ne pas être une corvée | davidbosman.fr

  14. Pingback: Google +, sans s’emmerder | davidbosman.fr

  15. Pingback: Comment s’isoler pour se concentrer et bien travailler ? | davidbosman.fr

  16. Pingback: L’e-mail efficace » Olivier Simard-Casanova

  17. Pingback: Centre de notifactions | davidbosman.fr